Schnelle und unkomplizierte Kontextklärung für komplexe Projekte mit dem Organisations-Kompass

von Andreas Reisner

Hintergrund:

Die Rechtsabteilung in einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 100 Mio € Umsatz wurde immer wieder dafür kritisiert, dass sie Aufträge nicht wunschgemäß erledigte.

Eine kurze Analyse der Ausgangssituation (auch unter Verwendung des Organisations-Kompass) ergab eine sehr komplexe Verteilung juristischer Arbeitsfelder im Gesamtunternehmen.

  • In den Fachabteilungen gab es gewachsenes juristischen Wissen und viel Eigenständigkeit bei der Bearbeitung juristischer Fragen.
  • Fachabteilungen standen außerdem im Kontakt zu externen Spezial-Kanzleien.
  • Die Rechtsabteilung wurde oft erst dann eingeschaltet, wenn Probleme auftauchten, wenn Termine drückten oder eigene Kapazitäten nicht ausreichten.

Für eine umfassende Rollenklärung der Rechtsabteilung und eine damit verbundene Beschreibung der Geschäftprozesse, an denen die Rechtsabteilung beteiligt war, bestand keine Bereitschaft bzw. es gab keine ausreichenden zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Als pragmatischer Ausweg wurde ein Tages-Seminar zum Thema „Auftragsklärung“ veranstaltet, das statt der umfassenden Rollenklärung ganz pragmatisch die Tagesarbeit verbessern sollte.

Dieses Seminar basierte auf dem Organisations-Kompass in der Version des Service Delivery Models. Im Seminar wurde die Anwendung kurz erläutert und dann an einem neuen, schon skizzenhaft bekannten Auftrag konkret praktiziert

Das Ergebnis war fast dramatisch: von Schritt zu Schritt wurde die Komplexität aber auch die Bedeutung des Auftrags deutlicher und es wurde sichtbar, wie viele „Fußangeln“ in der Organisation eine erfolgreiche Auftragsbewältigung gefährden konnten. Vor allem wurde ein anderer Manager als der bisherige Anfrager als der Auftraggeber identifiziert, der für diesen Auftrag die Verantwortung übernehmen musste, um die  Zuarbeit aus dem Unternehmen sicher zu stellen.

Es wurde bei der abschließenden Reflexion dann auch noch klar, dass ein schon abgeschlossenes, internationales Projekt sehr viel erfolgreicher verlaufen wäre, wenn vorab eine ähnlich gründliche Auftragsklärung stattgefunden hätte. Die Zeitersparnis wurde im Bereich von 30 % geschätzt, was mindestens zwei bis drei Wochen weniger Arbeit bedeutet hätte.

Einsichten:

  • Das Top-Management ist oft nicht bereit, ausreichende Mittel für eine grundlegende Problemlösung bereitzustellen. Viele andere Themen beanspruchen ebenfalls Ressourcen und Zeit und Geld sind i. d. R. begrenzt.
  • Selbst wenn eine grundlegende Problemlösung nicht möglich ist, helfen oft einfache Tools wie der Organisations-Kompass, um den Arbeitsalltag erträglicher zu gestalten, Konflikte zu reduzieren, und so mit wenig Aufwand  direkt vor Ort Ressourcen frei zu bekommen.
  • Außerdem hat sich hier der Organisations-Kompass bewährt für die Kontext-Klärung von neuen Aufträgen und Projekten, denen man ihre Komplexität nicht gleich ansieht.
  • Eine routinemäßige Anwendung auf neue Projekte kann also eine gewaltige  Steigerung von Effektivität und Effizienz der eigenen Arbeit bringen.

Folgerungen:

  • Die Tools aus dem Genuine Contact™ Programm sind auch sehr gut einzeln und punktuell für begrenzte Fragestellungen im Unternehmens-Alltag einsetzbar und dann sehr hilfreich.
  • Insbesondere der Organisations-Kompass eignet sich gut zur Klärung komplexer Aufträge im Unternehmen.
  • Es eignet sich auch sehr gut zur „Steuerung“ eines Auftrags, d.h. zur wiederholten Erfassung des Auftrags-Status zu bestimmten Meilenstein-Terminen und natürlich auch zur Evaluation zum Abschluss eines Auftrags.